- Administratorem danych osobowych osób występujących w roli:
• potencjalnych kontrahentów Fundacji 4F Pomaga (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
• kontrahentów będących stronami zawieranych umów z Fundacją 4F Pomaga (osoby fizyczne prowadzące tzw. jednoosobową działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące działalność w postaci spółek prawa cywilnego),
• osób reprezentujących potencjalnych kontrahentów instytucjonalnych,
• osób reprezentujących kontrahentów instytucjonalnych,
• osób wskazanych przez kontrahentów do kontaktu oraz do realizacji przedmiotu umów (np. zespoły projektowe) realizowanych z Fundacją 4F Pomaga jest Fundacja 4F Pomaga z siedzibą w Krakowie przy ul. Saskiej 25C, 30-720 Kraków (dalej jako „Fundacja”).
2. Fundacja nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych (IOD). W przypadku zapytań dotyczących ochrony danych osobowych, możliwy jest kontakt drogą elektroniczną na adres [email protected], a także pocztą tradycyjną na adres siedziby Fundacji.
3. Dane osobowe osób wskazanych w pkt 1 w zależności roli przez nie pełnionej mogą być przetwarzane w następujących celach oraz na poniższych podstawach prawnych:
a. zawarcia i realizacji przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
b. prowadzenia korespondencji, w tym bieżącej komunikacji związanej z zawarciem i realizacją przedmiotu umowy (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
c. rozpatrywania reklamacji związanych z zawartymi umowami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
d. rozpatrywania i dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Fundacji (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
e. prowadzenia analiz statystycznych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Fundacji (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
f. realizacji wymagań prawnych w zakresie przepisów podatkowych i rachunkowych, w szczególności określonych przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT), ustawy z dnia z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
g. przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Fundacji, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
h. prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego, co stanowi jej prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
i. wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną – jeśli konkretna osoba wyraziła odrębną zgodę na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail,
j. celu komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących – jeśli konkretna osoba wyraziła odrębną zgodę na otrzymywanie tego typu informacji na wskazany numer telefonu.
4. Dane osobowe mogą być ujawniane do następujących podmiotów:
- podmiotów wspierających Fundację w zakresie obsługi technicznej i informatycznej (w tym dostarczenia, wdrażania oraz serwisu oprogramowania i serwisu sprzętu informatycznego, usług hostingu i tym podobnych),
- kancelarii prawnych obsługujących Fundację, a także podmiotów świadczących usługi windykacyjne,
- podmiotów konsultingowych, audytowych i doradczych – w zakresie realizowanych przez te podmioty usług na rzecz Fundacji,
- podmiotów powiązanych kapitałowo lub osobowe z Fundacją (w szczególności OTCF S.A. z siedzibą w Krakowie, 4F Spot sp. z o.o.),
5. Dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W takim wypadku Fundacja zagwarantuje wymagane prawnie środki ochrony danych osobowych, którymi będą (w zależności od przypadku): i) przekazanie danych do podmiotu zlokalizowanego w państwie trzecim, w stosunku do którego została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, zgodnie z wymaganiami art. 45 RODO, ii) przekazanie danych realizowane na podstawie zawartej z podmiotem trzecim umowy o transfer danych opartej na Standardowych Klauzulach Umownych przyjętych w drodze decyzji przez Komisję Europejską, iii) przekazanie danych realizowane w ramach przyjętych wiążących reguł korporacyjnych, o których mowa w art. 47 RODO. Osobie, której dane są przekazywane w powyżej wskazanym przypadku przysługuje prawo do uzyskania kopii informacji na temat stosowanych zabezpieczeń. Więcej informacji dotyczących stosowanych przez Fundację środków bezpieczeństwa związanych z przekazywaniem danych poza obszar EOG można uzyskać kontaktując się z Fundacją w sposób wskazany powyżej.
6. Dane osobowe będą przechowywane przez Fundację przez okres realizacji zawartych umów i do czasu ich prawidłowego rozliczenia, a ponadto:
a. do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umów wskazanych powyżej,
b. przez czas niezbędny do dochodzenia konkretnych roszczeń, w związku z zawartymi umowami, o których mowa wyżej,
c. przez czas wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności w zakresie regulacji podatkowych i rachunkowych, np. obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji zgodnie z wymaganiami art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
d. przez okres niezbędny do udokumentowania przez Fundację przed organami administracji publicznej, w tym organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych, prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych na nim spoczywających,
e. w celach archiwizacyjnych, gdy dotyczy to historii prowadzonej korespondencji i udzielanych odpowiedzi na zgłaszane zapytania – przez okres nie dłuższy niż 3 lata od pozyskania danych,
f. w celach marketingu bezpośredniego – do czasu złożenia sprzeciwu na przetwarzanie danych lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
g. w celu przesyłania informacji handlowych drogą elektroniczną – do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych,
h. w celu komunikacji marketingowej z wykorzystywaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon) i automatycznych systemów wywołujących – do momentu wycofania zgody na realizację tego celu lub do momentu stwierdzenia dezaktualizacji danych.
7. Fundacja zapewnia prawo skorzystania z uprawnień przewidzianych na gruncie RODO, tj. prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, prawa ich sprostowania, usunięcia lub żądania ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, a także prawa wniesienia sprzeciwu na ich przetwarzanie, na zasadach i w przypadkach przewidzianych w przepisach RODO.
8. W przypadku przetwarzania danych osobowych przez Fundację w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów (o których była mowa powyżej), informujemy o przysługującym prawie do wniesienia sprzeciwu na przetwarzanie danych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją, a ponadto o przysługującym prawie wniesienia sprzeciwu w dowolnym momencie w przypadku przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego.
9. W przypadkach przetwarzania danych osobowych na podstawie udzielonej zgody informujemy o prawie wycofania zgody w każdym czasie bez podania przyczyny, co nie będzie jednak miało wpływu na zgodność przetwarzania danych, które miało miejsce przed cofnięciem zgody.
10. Informujemy o prawie wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Podanie danych osobowych w celach:
a) realizacji przedmiotu umowy jest warunkiem zawarcia umowy, a niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości jej zawarcia lub brakiem możliwości należytego jej wykonania,
b) rozpatrywania reklamacji, dochodzenia ewentualnych roszczeń jest niezbędne celem prawidłowego rozpatrzenia przez Fundację ewentualnej reklamacji lub dochodzenia roszczeń,
c) w celach wynikających z przepisów prawa jest obligatoryjne na podstawie przytoczonych przepisów prawa,
d) w pozostałych przypadkach jest dobrowolne